Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Pour toute question concernant vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à contact@avenue-des-sourires.fr ou par courrier à l’adresse ci-dessus.

Personnes concernées

La présente politique concerne notamment les visiteurs du site, les prospects, les clients particuliers ou professionnels, les représentants et signataires d’entreprises clientes, ainsi que les personnes qui utilisent le photobooth lors d’un événement et apparaissent sur les photographies ou créations générées.

Données susceptibles d’être collectées

3.1 Clients et prospects

Selon votre relation avec Avenue des Sourires, les données suivantes peuvent être traitées : nom, prénom, société, fonction du signataire, adresse postale, téléphone, adresse e-mail, informations nécessaires au devis, à la réservation et à l’organisation de l’événement, historique des échanges, données de facturation, références de paiement et informations nécessaires au suivi de la prestation.

Les données complètes de carte bancaire utilisées pour une empreinte ou un paiement ne sont pas conservées par Avenue des Sourires : elles sont traitées par le prestataire de paiement sécurisé utilisé pour la transaction.

3.2 Utilisateurs du photobooth et invités

Lors d’une prestation, peuvent être traités : photographies, créations numériques, date et heure de capture, informations techniques nécessaires au fonctionnement de la borne et, uniquement lorsque l’utilisateur choisit une fonction de transmission, l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone qu’il saisit pour recevoir son contenu.

Une photographie d’une personne identifiable constitue une donnée personnelle.

Une photographie n’est pas, à elle seule, traitée comme une donnée biométrique par Avenue des Sourires sauf si une technologie spécifique devait être utilisée pour identifier une personne de manière unique, ce qui n’est pas la finalité normale du photobooth.

3.3 Données du site internet

Lors de la navigation sur le site, certaines données techniques peuvent être traitées : adresse IP, journaux techniques, informations relatives au navigateur et au terminal, pages consultées et choix exprimés concernant les cookies, dans la mesure nécessaire au fonctionnement, à la sécurité et, le cas échéant, à la mesure d’audience du site.

Finalités et bases légales

Avenue des Sourires traite les données uniquement pour des finalités déterminées et sur une base légale appropriée. Les principales opérations sont les suivantes :

Devis, réservations et gestion commerciale avec Bornia

Avenue des Sourires utilise Bornia pour tout ou partie de la préparation et de la gestion des devis, réservations et informations commerciales.

Les données transmises à ce service sont limitées à celles nécessaires à la création du devis, au suivi de la relation client et à l’exécution de la prestation.

Lorsqu’un devis concerne une entreprise, peuvent notamment être enregistrés la dénomination sociale, l’adresse, les coordonnées du contact, ainsi que le nom et la qualité du signataire afin d’identifier la personne engageant l’entreprise.

Photobooth, Xtrabooth, photos et galerie

Le photobooth peut utiliser le logiciel Xtrabooth et des services techniques associés pour la prise de vue, la personnalisation, l’impression, la génération de fichiers numériques et, selon la formule choisie, leur mise à disposition ou leur envoi.

Les photographies sont prises volontairement par les utilisateurs de la borne.

Avenue des Sourires n’utilise pas les images d’un événement pour sa communication ou sa publicité sans autorisation distincte. Le fait de participer à un événement ou d’utiliser le photobooth ne vaut pas autorisation de publication commerciale.

Lorsqu’une galerie privée est prévue, son lien peut être communiqué au client organisateur. Le client doit le partager uniquement avec les personnes auxquelles l’accès est destiné.

Selon la configuration retenue, toute personne disposant du lien peut être en mesure de consulter ou télécharger les contenus ; le client est donc invité à ne pas diffuser ce lien publiquement.

Fonctionnalités d’intelligence artificielle

Certaines prestations peuvent proposer des effets ou créations faisant appel à l’intelligence artificielle. Ces fonctions sont optionnelles.

Lorsqu’elles nécessitent l’envoi d’une photographie à un prestataire technique externe, l’utilisateur doit en être informé avant l’utilisation de la fonction.

Les images ne sont pas utilisées par Avenue des Sourires pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle.

Lorsque le traitement est réalisé par un prestataire tiers, l’utilisation éventuelle des données par ce prestataire est encadrée contractuellement dans la mesure applicable au service utilisé.

Avenue des Sourires privilégie les réglages et offres limitant la réutilisation des contenus transmis.

Les fonctions d’IA servent à créer ou transformer une image ; elles ne sont pas utilisées par Avenue des Sourires pour prendre une décision produisant un effet juridique ou significatif à l’égard d’une personne.

Envoi des photos par e-mail, QR code ou autre moyen numérique

Lorsqu’un participant saisit volontairement une adresse e-mail ou un numéro de téléphone afin de recevoir une photographie, cette donnée est utilisée pour effectuer l’envoi demandé et n’est pas, de ce seul fait, ajoutée à une liste de prospection commerciale.

Lorsque la remise d’une photo s’effectue par QR code ou lien temporaire, Avenue des Sourires recommande de ne pas transmettre ce lien à des tiers si le contenu est personnel.

Les destinataires restent responsables de la diffusion qu’ils effectuent ensuite de leurs propres fichiers.

Caution et données de paiement

Lorsque la prestation prévoit un dépôt de garantie, une empreinte bancaire de 1 000 à 1 500 € est normalement mise en place trois jours avant la location et libérée au plus tard trois jours après la récupération du matériel, sous réserve de l’absence de dommage, perte, élément manquant ou autre motif contractuellement prévu.

Les coordonnées complètes de la carte bancaire sont traitées par le prestataire de paiement sécurisé et ne sont pas accessibles ni enregistrées en clair par Avenue des Sourires.

Avenue des Sourires peut conserver les informations nécessaires au suivi de la transaction : statut, montant, date et référence technique.

Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles uniquement aux personnes et prestataires qui doivent en connaître pour fournir le service. Selon les besoins, il peut notamment s’agir :

• d’Avenue des Sourires ;
• de Bornia pour la gestion des devis et réservations ;
• de Xtrabooth et de ses services techniques associés pour le fonctionnement du photobooth ;
• de Hostinger pour l’hébergement du site et des services web concernés ;
• du prestataire de paiement sécurisé pour les paiements et empreintes bancaires ;
• des prestataires d’hébergement, de messagerie, de stockage, de galerie ou d’intelligence artificielle effectivement utilisés pour la prestation.

Ces prestataires interviennent, selon leur rôle, comme sous-traitants ou responsables de traitement distincts et doivent respecter les obligations qui leur sont applicables en matière de protection des données.

Transferts hors de l’Union européenne

Certains services techniques ou fournisseurs peuvent, selon leur infrastructure, traiter des données depuis un pays situé hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un tel transfert existe, il doit reposer sur un mécanisme prévu par le RGPD, notamment une décision d’adéquation de la Commission européenne ou des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types, complétées si nécessaire par des mesures supplémentaires.

Des informations complémentaires sur les garanties applicables à un prestataire déterminé peuvent être demandées à contact@avenue-des-sourires.fr .

Durées de conservation

Les données ne sont pas conservées indéfiniment. Les durées suivantes constituent les règles principales appliquées par Avenue des Sourires, sous réserve d’une obligation légale différente ou d’un besoin de preuve en cas de litige :

Cookies et traceurs

Le site peut utiliser des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité et à la mémorisation de certains choix.

Ces traceurs ne nécessitent pas toujours le consentement lorsqu’ils sont strictement nécessaires au service demandé.

Les cookies ou traceurs non essentiels, notamment ceux destinés à la mesure d’audience non exemptée, à la publicité ou à des services tiers, ne doivent être déposés qu’après consentement lorsqu’il est requis.

Le refus doit être aussi simple que l’acceptation et l’utilisateur doit pouvoir modifier son choix à tout moment depuis le mécanisme de gestion des cookies disponible sur le site.

Lorsque des traceurs de mesure d’audience bénéficient d’une exemption de consentement, Avenue des Sourires applique les conditions prévues par la réglementation et les recommandations de la CNIL ; leur durée de vie et la conservation des informations sont limitées.

Sécurité et confidentialité

Avenue des Sourires met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données traitées : limitation des accès, mots de passe et comptes protégés, mises à jour, accès restreints aux galeries lorsque la solution le permet, transmission limitée aux prestataires nécessaires et suppression à l’issue des durées prévues.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, Avenue des Sourires veille également à limiter la quantité de données collectées et leur durée de conservation.

Mineurs

Des mineurs peuvent apparaître sur des photographies réalisées lors d’un événement.

Leur utilisation du photobooth doit s’effectuer sous la responsabilité de leurs représentants légaux ou des adultes responsables de l’événement.

Avenue des Sourires ne publie pas à des fins promotionnelles une photographie identifiable d’un mineur sans l’autorisation appropriée.

Droit à l’image et RGPD

Le droit à l’image et la protection des données personnelles sont deux régimes distincts.

Une autorisation de publication peut être nécessaire indépendamment de la base légale permettant de traiter techniquement une photographie.

Avenue des Sourires distingue donc la réalisation et la remise des images dans le cadre de la prestation de leur éventuelle utilisation promotionnelle.

Toute utilisation d’une photographie identifiable sur le site, les réseaux sociaux, des supports publicitaires ou un portfolio d’Avenue des Sourires fait l’objet d’une autorisation distincte lorsque celle-ci est nécessaire.

Le refus d’une utilisation promotionnelle n’affecte pas la réalisation de la prestation commandée.

Vos droits

Selon le traitement concerné et sa base légale, vous pouvez disposer d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et, dans les cas prévus par le RGPD, d’un droit à la portabilité.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement réalisé avant ce retrait.

Pour exercer un droit, écrivez à contact@avenue-des-sourires.fr en précisant suffisamment votre demande pour permettre d’identifier les données concernées.

Une preuve d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur et uniquement dans la mesure nécessaire.

Avenue des Sourires répond dans les délais prévus par le RGPD.

Si vous estimez, après avoir contacté Avenue des Sourires, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), notamment via cnil.fr .

Suppression ou retrait d’une photographie

Une personne apparaissant sur une photographie peut demander l’examen de sa suppression d’une galerie ou d’un service encore sous le contrôle d’Avenue des Sourires en indiquant l’événement concerné et, si possible, la photographie à identifier.

La demande sera traitée au regard du fondement du traitement, des droits des autres personnes apparaissant sur la même image et des éventuelles obligations de conservation applicables.

Avenue des Sourires ne peut pas supprimer les copies déjà téléchargées ou redistribuées par des participants, le client ou des tiers hors de ses propres systèmes.

Les demandes relatives à une publication faite directement par Avenue des Sourires sont traitées séparément et sans préjudice du droit à l’image.

Prospection commerciale

Les coordonnées collectées pour un devis ou une prestation ne sont pas systématiquement utilisées à des fins commerciales.

Lorsqu’une prospection est réalisée, Avenue des Sourires respecte les règles applicables au canal utilisé et permet de s’y opposer facilement.

Les personnes qui s’opposent à la prospection peuvent être inscrites sur une liste d’opposition afin que leur choix soit respecté dans la durée.

Modification de la présente politique

La présente politique peut être mise à jour en cas d’évolution des services, des prestataires techniques ou de la réglementation.

La version publiée sur le site indique sa date de mise à jour.

En cas de changement substantiel concernant un traitement déjà en cours, Avenue des Sourires fournit, lorsque cela est nécessaire, une information complémentaire aux personnes concernées.

Contact

Pour toute question relative à la protection des données personnelles :